Dal qualche giorno una novità importante coinvolge tutti i dipendenti e gli amministratori dell’Unione dell’Appennino bolognese e della maggior parte comuni che ne fanno parte: aderendo ad un progetto della Città metropolitana, infatti, il servizio informatica ha migrato tutte le caselle di posta elettronica sul sistema opensource denominato Zimbra e già adottato dalla Città metropolitana di Bologna.
Il passaggio ha dei vantaggi evidenti rispetto al passato: la posta elettronica può infatti essere gestita da qualunque dispositivo connesso ad internet (computer, ma anche smartphone o tablet) senza più nessun legame fisico con la postazione lavorativa. Questo perché i dati sono conservati in cloud, cioè gestiti in piena sicurezza tramite su server remoti che ne garantiscono l’integrità e che li rendono immediatamente disponibili anche in caso di rottura accidentale di un pc, per esempio (evenienza non tanto infrequente in passato). In questo modo dunque un dipendente o un amministratore può operare in postazioni diverse o addirittura in enti diversi accedendo comunque alla propria casella. Inoltre il nuovo software fornisce sistemi di comunicazioni più moderni e veloci quali la chat, e la possibilità di organizzare riunioni o condivisioni di lavori e progetti tra colleghi direttamente online.
Inoltre la scelta dell’opensource (letteralmente “sorgente aperta”, software cioè che chiunque è libero di modificare senza violare il copyright), garantisce di raggiungere i risultati senza incidere troppo pesantemente sui bilanci degli enti perché si paga il servizio di assistenza ma non il costo del software.
Contestualmente all’avvio del nuovo sistema, inoltre, si è proceduto a rendere standard il formato e-mail per tutti i comuni, per facilitare la comunicazione da parte dei cittadini: ogni dipendente infatti è stato dotato di un indirizzo e-mail composto da nome, cognome ed ente di appartenenza, con una codifica immediatamente riconoscibile, ponendo così fine ad una situazione un po’ caotica in cui comuni confinanti potevano gestire gli indirizzi e-mail secondo regole diverse e talvolta difficilmente comprensibili. Si è resa più semplice anche la gestione di quegli indirizzi impersonali (quali per esempio urp@comune…ragioneria@comune… tributi@comune…) che possono essere gestiti contemporaneamente da più dipendenti.
“I tempi cambiano in fretta e anche le amministrazioni pubbliche devono farlo” commenta il presidente dell’Unione Romano Franchi. “Con il nuovo sistema da un lato abbiamo integrato maggiormente i comuni dell’Unione, che adesso – grazie al supporto della Città metropolitana – utilizzano lo stesso sistema di posta. Dall’altro crediamo di aver agevolato anche la cittadinanza perché una posta elettronica più efficiente vuol dire una comunicazione più efficiente e veloce, come oggi giustamente siamo abituati a richiedere”.
